Как правильно сшивать документы

Обзор практики : как правильно сшивать документы

Вроде бы и эпоха интернета давно длится, и выросли уже те, кто никогда не знал как выглядел мир людей без интернета, и к слову “гаджет” уже все привыкли, и к гаджетам тоже, однако бумажные документы никуда не исчезли. Это как упаковка – её становится всё больше, и выносить её на помойку нужно всё больше и больше. Так и с деловыми процессами – всё больше и больше процессов документируется на предприятиях, да и в учебных заведениях, и в бюджетных, а значит создаются бумажные документы всё в тех же огромных количествах, а значит нужно учиться как правильно сшивать документы – ведь их придется хранить, отдавать на проверку, пересылать и т.п. В общем, лес гибнет, бумаги меньше не становится. А вот единого стандарта в России как правильно сшивать документы и как хранить важные документы не существует, есть различные нормативные государственные документы, а также мнения и требования отдельных инстанций (обратите на них особое внимание – кто у вас требует документы, есть ли у них свои правила и требования), но прежде чем их изучить, нужно хоть примерно разграничить тех, кто будет пользоваться этими документами, ведь от этого и будет зависеть то, какие именно правила нужно использовать чтобы правильно сшивать документы ( см.: Пошаговая инструкция для общих случаев как сшивать документы).

Кто работает с бумагами и кому по долгу службы нужно время от времени правильно сшивать документы?

  1. Кадровики. В кадровом делопроизводстве нужно сшивать приказы, штатное расписание и др.
  2. Бухгалтера. В бухгалтерии объем работы, наверное, максимальный – здесь нужно правильно сшивать документы в виде накладных, путевых листов, счетов-фактур, актов выполненных работ и т.д. Нередко именно бухгалтеру выпадает “честь” подготовиться и изучить как правильно сшить документы для архива, всё это сделать и отдать на хранение
  3. Делопроизводители. Документоведы, секретари работают тоже с важными документами, и им нужно знать как правильно сшивать документы в делопроизводстве. Чаще всего эти документы имеют оперативное значение, поэтому сшивать документы для архива не нужно, но тем не менее в упрощенном виде сшивать правильно документы приходится
  4. Банковские работники. Банки… это сами себе придумывают правила. Даже банковские юристы запросто могут считать ИП юридическим лицом, и ничего с этим не поделать, а уж как они любят снимать копии с паспорта постоянного клиента при каждом обращении – леса на них не хватает! В общем, есть указания ЦБ РФ, внутрибанковские правила и т.д., и всё это привносит свою специфику
  5. Предприниматели и физические лица.  Ситуаций существует очень много, когда подобные знания понадобятся, например нужно учиться правильно сшивать документы для суда, для ведения КУДИР в бумажном виде также необходимо знать как сшить и пронумеровать документы подобного рода. Конечно, во многих случаях бумажные процедуры уже можно заменить на электронные, причем без всяких там инвестиций, внедрений и т.д., но об этом чуть ниже.
  6. студенты, которым нужно сшить дипломную работу.

Ситуаций очень много, и всех объединяет необходимость защитить от изменений и повреждений документы. То есть по сути, тема как правильно сшивать документы – это тема про то, как сохранить неизменность (содержание) и целостность (внешнюю) документов.

Нормативные документы, требующие правильно сшивать документы

На первое место, вероятно, стоит поставить Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 “Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” (утверждён приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N 1185-ст). Данный стандарт упразднил действовавший ранее ГОСТ. Примечательно, что в данном нацстандарте прямым текстом указана одна проблема и её решение, на что длительное время никто (из чиновников) внимание не обращал – это изменения стандартов. В текст черным шрифтом на белом фоне написано, что ” целесообразно проверить действие” в сети Интернет (да, да, там написано с заглавной буквы!) или по специальному указателю, который ежегодно печатается. Прежде всего, это касается не самостоятельного поиска стандартов, указаний, а чтение различных обзоров, инструкций, где показано как правильно сшивать документы – в таких документах очень часто содержится устаревшая информация. Так, практически во всех обзорах указывается ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, который уже давным-давно отменен (это можно посмотреть в системе Контур Норматив, Консультант Плюс, Гаранте, а пользователям Контур Бухгалтерии просто зайти в личный кабинет – в этой онлайн-бухгалтерии нормативно-правовая база встроена).

Точно также упоминается Приказ Росархива от 23.12.2009 № 76 на каждом шагу, однако его сфера применения – это делопроизводство федеральных органов исполнительной власти. Так что стоит быть внимательными при чтении обзоров в интернете, они очень редко обновляются! Изучение того, как правильно сшивать документы ложится, конечно же, на исполнителя, так что очень важно читать и проверять, а не делать как написано в каких-нибудь старющих обзорах.

Соответственно, чтобы не идти по этому неправильному пути, лучше ещё раз обратить внимание на требования того ведомства, которое от вас что-то хочет. Даже если это налоговая инспекция. Как многим известно, очень распространена ситуация, когда сотрудницы одной инспекции делают то, что им хочется, а не то, что требует закон, а вот в той части, где закон предполагает наличие деловой практики, то тут уж ничего не поделаешь, различия неизбежны. Кстати, о позиции ФНС – ещё в 2019 году начал действовать приказ ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@ , так что если налоговая истребует у вас документы, то, во-первых, внимательно читайте требование, во-вторых приказ – там достаточно подробно расписано как правильно сшивать документы. К слову, приказ является продолжением ст.93 НК РФ, так что там нет кучи нововведений, но тем не менее разъяснения очень важны.

Сколько отверстий?

Ведь с этого начинается тема как правильно сшивать документы. Однако этот момент нормативные документы далеко не всегда регламентируют. А если есть пробел в требованиях, то руководствоваться можно значимостью документов и их размером – всё-таки если использовать стандартный дырокол, то для полёта фантазии места будет ну совсем немного (не будет его).

как прошить документ схема

Конечно, правильнее говорить и писать про отверстия в теме про то как правильно сшивать документы, но авторы видеоуроков, обзоров почти всегда пишут и говорят про то, сколько нужно сделать дырок и как. Простим их)

Прошить документы можно на 2, 3, 4 дырки. В данном видео, конечно, стоит почитать комментарии, ну и в первую очередь не забывайте правило №1 – читать требования той организации, в которую вы сдаете документы (по чьим правилам нужно сшивать документы, ведь “правильно” от слова “правило”).

В очень-очень редких случаях может понадобиться узнать как сшить документы на 4 дырки или на 5 дырок (отверстий!). Например, это может быть уголовное дело, немного потренировавшись, можно сделать и  четыр, и пять отверстий, тут важнее может быть красиво и надежно затем сшить дело через получившиеся отверстия.

Ну и маленький профит напоследок – как перестать сшивать документы?

В статье уже упоминалось, что есть способы избежать бумаготворчества. Попытки внедрить электронный документооборот были в стране, но… оказалось, что внедрение для многих займет столько времени, съесть столько денег, что проще и дешевле продолжать работать с бумажными документами. Всё изменилось, когда появились онлайн-сервисы для предпринимателей и для бухгалтеров. Совершенно новые возможности – ничего не нужно устанавливать, учиться, внедрять, обновлять, переживать-проверять актуальность форм и формул, колоссальное количество интегрированных возможностей, например сканирование и распознавание бумажной первички, формирование и сдача отчетности, сверка с контрагентами, сверка с контролирующими органами, справочно-правовая система, всё и не перечислить! Применительно к настоящей статье можно отметить юридически значимый электронный документооборот через систему “Диадок” – разработан компанией СКБ Контур, а также онлайн-бухгалтерию от той же компании – Контур Бухгалтерию. В последней есть утвержденные государством форматы документов, так что конвертировать, переделывать ничего не нужно, достаточно выбрать нужный документ и послать его контаргенту, или создать такой внутренний документ. К сожалению, в России мы пока что может говорить только об одном онлайн-сервисе такого уровня и такого качества – это Контур Бухгалтерия, в которую электронный документооборот встроен (есть роуминг с разными операторами данных, и многое другое, в общем, универсальность огромная). Сервис чрезвычайно популярен и интересен, но конечно, его необходимо “мерить”, создать всю бухгалтерию, да ещё с таким мощным заделом, очень не просто, и целевая аудитория у онлайн-бухгалтерии имеет вполне конкретные рамки. Собственно, в мире 1С все прекрасно знают про различные конфигурации, модули и т.д., ведь в бухгалтерии есть разные направления и специализации, а также смежные отделы продаж, рекламы, логистики и т.д. Но что интересно, так это возможность знакомства без не то, чтобы затрат, без лишних движений – достаточно зарегистрироваться по акции для новых пользователей, экспортировать инфобазу 1С или файл “эксель” и поработать со своим же данными. Без обучения, без подготовки – разработчики, пользователи замеряли, всё настолько просто, логично, что хватает максимум двух дней, чтобы уверенно и комфортно работать со всеми бухгалтерскими задачами. И это вызывает всегда удивление у бухгалтеров. Акция для новых пользователей даёт полмесяца в подарок полноценной работы после регистрации в Контур Бухгалтерии   и квартал в подарок после перехода на любой платный тариф, у акции есть промокод 1240, он указывается при регистрации в онлайн-сервисе, подарки выдаются автоматически. С одной стороны, это приятная щедрость, с другой почти вынужденная мера, бухгалтерий в стране много по типу/виду, есть различные особенности, так что проще всего взять и померить.