С чего начинается бизнес? С идеи. Идея описывается в бизнес-плане (уставе — если это проект). А бизнес-план потом реализуется и описывается в учете. Именно на этой стадии, задумки и реализации и кроется наибольшее количество рисков, если учет правильно не организован — выручка-то будет, а вот прибыли может и не быть, во всяком случае ожидаемой. Но чтобы получить нужный результат, нужно разобраться с причиной, а причина — это учет в кафе. Это как домашний бюджет, если не вести учет хоть в какой-то форме, то деньги будут уходить непонятно куда и в любых количествах, и хорошо, если они не будут заканчиваться, а если постоянно заканчиваются? Вот и с кафе, рестораном точно также, важно достичь результата — непременно нужен грамотный, без излишеств учет в кафе.
Учет для ресторана кафе — это автоматизация чего? Если спросить бухгалтера, то вам любой бухгалтер скажет прописную истину — бухгалтерский учет нужен для создания бухгалтерской отчетности. Но сегодня смотреть на учет кафе как на автоматизацию отдельного участка (бухгалтерии, прежде всего) уже нельзя, может и хорошо было бы работать без онлайн-кассы, всяких там ОФД, госрегуляторов, контролеров, надсмотрщиков и т.д., но условия ведения бизнеса в сфере общепита требуют… требуют и требуют! Так что неволей приходится смотреть в сторону интеграции всех программ учета, которые хотелось бы применять в своем кафе, ресторане. То есть, по идее, не должно быть никакого дублирования работы, никакой бессмысленной работы по переносу данных с бумажек в электронный вид и т.д. Безусловно, это будет удобно, это будет прозрачно — борьба с хищениями, с нарушениями технологических карт будет максимально эффективной, списания можно будет минимизировать до минимального минимума и т.д. Очень много выгод и возможностей это даст, но чтобы это получить нужно постараться, прежде всего разобраться в самой теме — с помощью каких программ сегодня можно создать современный учет в кафе.
В общем, для ретро-подхода к организации бизнеса в сфере общепита уже не остается места, государство заставляет использовать онлайн-кассы, практически всё сделано, чтобы ЕНВД исчезло, а значит вести в кафе учет УСН придется почти всем (ОСНО далеко не каждый бизнес выдержит, но из-за поставщиков и других причин многим всё же приходится открывать общепит на ОСНО). А если есть онлайн-касса, то нужно кассовое ПО, ПО для автоматизации торговли — учета склада, скидок, клиентов, ингредиентов, производства, доставки, списания и т.д., и т.п. Одно тянется за другим, на самом деле. Однако учет в кафе можно вполне попробовать ограничить минимальным набором ПО, но тут мы сталкиваемся с упорным маркетингом производителей ПО — они в большинстве случаев предлагают мощные решения, где есть всё или почти всё. Соответственно, программа для учета в кафе включать в себя будет по-максимуму, остается только разобраться насколько подходит программа для учета в кафе или ресторана к конкретному бизнесу. Попробуем разобраться, и узнать, что есть! Не в смысле [что есть на завтрак], а что существует из ПО для учета в кафе)
Автоматизация учета в кафе
Программы учета для кафе и ресторанов представлены на российском рынке в изобилии, каких только названий нет! И все что-то обещают, что-то умеют. Однако хочется предостеречь — большая часть, это программы учета для кафе и ресторанов в виде инсталляционного софта, то есть придется покупать лицензию, как правильно задешево, но не спешите радоваться. За покупкой лицензии будет стоять правильная установка (нарушения оборачиваются статьями УК, как бы парадоксально не звучало), а за это придется заплатить скорее всего, далее начнется процесс внедрения, а это не быстро и не дешево, затем каждый чих вам придется оплачивать, вызывая программиста, в общем и целом, если вы не знаете что это за путь, много раз подумайте, и поизучайте его. Учет в кафе на таком пути будет иметь максимальное количество рисков. Возможно вы уже догадались, или просто сталкивались на своем опыте, это, в частности, программа 1С — с ней безусловно можно наладить учет в кафе, как бухгалтерский, так и общепитовский, благо что вселенная 1С заполнены десятками и даже сотнями конфигураций, платформ и т.п., и т.д. Но нужно понимать, что сделать-то можно всё, но какая будет цена вопроса? Потянет ли бизнес такую автоматизацию, окупится ли она, какие перспективы интеграции одной программы учета с другими программами, в общем правильные вопросы правильно нужно задавать вовремя.
А что же с остальной частью программ для учета в кафе? А они являются онлайн-сервисами, то есть программами учета, работающими онлайн, и вот тут-то заложено на порядок больше возможностей, практически идеально прозрачное ценообразование и минимальные риски. С чем может столкнуться учет в кафе в таких случаях? Онлайн-сервис может не подойти, но вы ничего не потеряете. Причина очень проста, вы не инвестируете в онлайн-сервисы ни рубля, практически всегда можно попробовать бесплатно, причём попробовать поработать — прелесть онлайн-сервисов заключается в том, что они уже настроены под бизнес, разработчиков нанимать не нужно, обучать персонал за деньги не нужно (да и в принципе не требуется обучение никому), «допиливать» ничего не нужно. Важно чтобы функционал онлайн-сервиса подходил, уменьшить его можно, это решают разные тарифы, то есть можно можно брать и платить только за то, что нужно, а вот если какого-то функционала нет — то «допилить» его нельзя, онлайн-сервисы, как правило, не имеют открытого API. Поэтому нужно смотреть, что в данный момент конкретный-онлайн сервис умеет (если это не очевидно — лучше в поддержку позвонить, или написать), а если того, что не хватает, не критично — можно посмотреть на планы развития онлайн-сервиса. Любой нормальный онлайн-сервис постоянно развивается! Если по каким-то причинам онлайн-сервис перестал устраивать (бизнес вырос, рынок изменился, да мало ли причин), то с него можно уйти, вы ничего не теряете, вы не вкладывались в сервера, лицензии, внедрение. Единственно, на что стоит обратить внимание — это возможность вести учет в кафе независимо, жизнь не стоит на месте, и если вы захотите поменять сервис, то важно выгрузить из него все данные, также выгрузка (экспорт) данных важна при работе с несколькими программами /онлайн-сервисами одновременно. Опыт работы на рынке, и популярность среди предпринимателей, бухгалтеров является не просто каким-то чьм-то частным мнением, это опыт десятков тысяч предприятий, кажется, что рассматривать решения с меньшим опытом и охватом не стоит. Если кому-то интересно, то на ранее популярных, но всё ещё «живых» каталогах ПО типа «Софтодром» можно найти заброшенные авторами программы. Собственно, риски понятны с такими решениями. Вот исходя из анализа перечисленных критериев и будет построен наш обзор самых современных и популярных онлайн-сервисов в России для кафе и ресторанов. По сути, исходить стоить из двух самый популярных в России решений — программы 1С и онлайн-сервиса Контур Бухгалтерия, именно для интеграции с ними рассмотрим самые популярные решения по автоматизации всестороннего учета в кафе
Учет продуктов в кафе
С бухгалтерией разобрались, но, по сути, самым важным учетом для бизнеса будет учет блюд, продуктов, ингредиентов и т.д. То есть сердцем автоматизации кафе будет товароучетная программа. Среди лидеров рынка в первую очередь стоит упомянуть двух игроков, в своем роде гигантов, это онлайн-сервис Контур Маркет (тот же разработчик, что и у Контур Бухгалтерии), и онлайн-сервис Мой Склад. Начнём с последнего. Почему учет в кафе стоит попробовать организовать с онлайн-сервисом Мой Склад? К этому онлайн-сервису подключено более 1 млн предприятий в России, также он является чуть ли не самым первым онлайн-сервисом для бизнеса в России, все прочие решения, которые сегодня будут упомянуты, хоть и не менее крутые, но всё же появились позже. Мой склад позиционируется как программа для розницы, производства, стритфуда, кафе и ресторана, в Моем складе есть CRM (скидки, карты, акции — фантазия может летать сколько хочет), в комплекте идёт кассовое ПО, без доплаты (а мы помним, что без онлайн-касс в России никуда) — кассовое оборудование можно легко подключать, включая сканеры штрихкода, смартфоны и т.д., то есть можно работать с весовым товаром (а куда в кафе без этого), имеются технологические карты блюд, есть приложения на смартфон, интеграция с популярными CMS — можно вмиг настроить работу с интернет-магазином, есть та самая выгрузка данных для подготовки налоговой отчетности (100 очков Гриффиндору) и т.д. Есть всевозможная аналитика, директор/собственник сможет видеть и анализировать все процессы, все участки, причем даже если «точек» несколько. Описывать можно долго, но как уже отмечалось проще попробовать — регистрация в сервисе Мой Склад быстрая, бесплатная, и ни к чему не обязывает, пробовать можно без ограничений. Можно быстро посмотреть видео, пусть и за 2018 год, но принципиально на рынке ПО ничего не поменялось, многое станет понятным в плане возможностей этого онлайн-сервиса:
Ну не то, чтобы Ахиллесова пята, но у любой товароучетной программы такого высокого уровня есть место, куда они не стремятся попасть, это отчетность. То есть одним программным решением для кафе не обойтись, 1С этого не сделает (даже конфигурация для бухгалтерии), и тем более Мой Склад. Что тут делать? Если есть возможность подготовить файлы отчетности, налоговой, бухгалтерской, то их можно задешево (от 1500 руб за год!) послать онлайн — для этого есть сервис контур отчет. Его старший брат, гораздо более функциональный, мощный и распространенный — это сервис Контур Экстерн. Но далеко не каждый предприниматель знает как сформировать отчетность, бухгалтерскую, налоговую, поэтому такие сервисы скорее всего подойдут не всем.
А вот сервисом для всех и для всего будет онлайн-сервис для формирования и отправки отчетности — Контур Бухгалтерия (в сервисе регистрация бесплатная, полмесяца можно работать без ограничений), давно уже ставший эталоном для онлайн-бухгалтерии в России, хотя, по честному, сервис настолько далеко ушёл в развитии, что никто и не пытается особо его догнать. 1С, к сожалению, в эту гонку так и не вступила, онлайн-решения от этого гиганта не являются онлайн-сервисами в полном смысле этого слова. В Контур Бухгалтерии ведется весь учет, прямо в сервисе формируется вся отчетности, и прямо из сервиса отправляется, доплачивать, докупать ничего не нужно, всё в одном. Надо сказать, что учет в кафе — это по сути бухгалтерская работа, но выполнить её при определенных условиях может и сам предприниматель, а в каких-то случаях, конечно, бухгалтер — особенностью Контур Бухгалтерии является возможность предпринимателю всё делать самому (даже при базовых познаниях в бухгалтерии), а также можно работать совместно директору и бухгалтеру, а также директору, бухгалтеру и менеджерам! Контур Бухгалтерия, к тому же, интегрирована с сервисом для учета в кафе, который позиционируется как сервис учёта ингредиентов от закупки до чека, что очень круто и удобно. Ведь это та самая интеграция, о которой написано выше, и о которой довольно много сегодня говорят. Это сервис Контур Маркет. Очередной онлайн-сервис от одного и того же производителя — компании СКБ Контур, но это не удивительно, компания лидирует на рынке онлайн-сервисов для бизнеса, к тому же есть нормальный видеоролики, можно всё посмотреть, есть безупречная круглосуточная техническая поддержка, полноценные возможности всё попробовать до приобретения (тест-драйв есть у Контур Экстерн, чуть ли не 3 месяца, у Контур Маркет — триальный период на полмесяца — общепит подключается к тарифу «Премиум Общепит» с модификаторами (допсервисами) «ЕГАИС», «Маркировка» и «Меркурий»), Контур Бухгалтерия — тоже полмесяца (ну и плюс квартал в подарок при использовании кода партнера 1240 — код проверяли, всё работает!). Контур Маркет интегрируется и с 1С, конечно, проблем никаких нет. Просто когда всё от одного производителя, то часто бывает, что так и надежнее, и интереснее. Например, при подключении к Контур Маркет (а это всего лишь [от] 5300 руб в год), в подарок получаете бесплатно сервис Контур Клик — сервис поможет вам чуть ли не за минуты создать сайт и запустить продажи! Ничего докупать не нужно, ни хостинг, ни домен, всё интегрировано с Бухгалтерией и Маркетом, можно смело продавать (через Яндекс кассу принимать платежи, в том числе). Ну и другие бонусы всплывают в таком случае.
Итак, как выглядит самый важный для учета в кафе онлайн-сервис — тот инструмент, который автоматизирует работу по учета ингредиентов на всём пути их жизни:
Как видите, интегрирован учет блюд, технологических карт блюд, поставлена под контроль дисциплина, всё связано с онлайн-кассами, с бухгалтерией, поэтому если такой сервис подходит кафе, то можно надеяться на качественный рывок! Кстати, а что именно Контур Бухгалтерия получает из сервиса Контур Маркет, какие данные? И как именно интернированы Контур Маркет с 1С?
В первом случае, Контур Маркет отправляет данные о продажах кафе в сервис Контур Бухгалтерия. В конце рабочего дня онлайн-сервис Контур Маркет формирует z-отчет о закрытии смены. Z-отчет поступает в Бухгалтерию в виде приходного кассового ордера (ПКО). Накладные появляются в Контур Бухгалтерии в течение часа после их создания в Контур Маркете. Сохраните, проведите или удалите документ. Проводку можно делать с автоматическим созданием счета-фактуры. Итого, с таким сервисом помимо автоматизации учета в кафе, будет проще обрабатывать первичные документы кафе, рассчитывать налог, вести книгу учёта доходов и соблюдать кассовую дисциплину, которую общепит конечно же должен соблюдать. Что требуется для настройки интеграции? Во-первых, подбора соответствующих тарифов — со стороны Контур Маркета передавать приходный кассовый ордер можно на любом тарифе, а передавать накладные можно только на тарифах «Оптимальный» и «Премиум». Со стороны Контур Бухгалтерии получать приходный кассовый ордер и накладные из Контур Маркета можно только на тарифах «Комфорт», «Оптимальный» и «Максимальный». Во-вторых, техническая сторона. Интеграция настраивается одной-единственной кнопкой — для этого нужно зайти в «Реквизиты и настройки» (в личном кабинете сервиса Контур Бухгалтерия), найдите пункт «Интеграции с продуктами Контура» и нажмите «Включить».
Во втором случае, с 1С и Контур Маркетом интеграция позволяет получать из Контур Маркета в «одиэске» отчёт о розничной реализации, а также приходные накладные. Интеграция онлайн-сервиса и учетной программы помогает ускорить ведение бухучёта в 1С алкогольным и неалкогольным организациям. Отчеты о розничной продажи доступны пользователям платформы 1С: Предприятие 8.х следующих конфигураций: Бухгалтерия предприятия 3.0, Управление производственным предприятием 1.3, Комплексная автоматизация 1.2. И ещё одна важная возможность есть — это загрузка документов о приёме товаров, для получения такой возможности потребуется платформа 1С: Предприятие 8.х и конфигурация Бухгалтерия предприятия 3.0. Интеграция недоступна при работе с облачной 1С. Ну и последнее примечание, и касается оно ограничения — для работы необходима совместимая с сервисом Контур Маркет онлайн-касса, а также оплаченный тариф Контур Маркета «Оптимальный» или «Премиум»