Как вести трудовую книжку в электронном виде

Декабрь месяц уже традиционно заваливает бухгалтеров различных новостями, то тут что-то меняется, то здесь, и чем дальше живем, тем больше изменений, причем государство нас убеждает, что всё это ради нашего блага, и ведение трудовой книжки в электронном виде с 2020 года в том числе! Что ж, каждый год ждём благ 🙂 Всё новых и новых. Как все прекрасно помнят, в декабре 2019 года были приняты два закона: от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ и от 16 декабря 2019 № 436-ФЗ, они вносили изменения в законодательство от трудовой деятельности, и о персонифицированном учете. И кто же мог подумать, что в 2020 году всё вот это начнется… но, как становится понятно, очень даже вовремя были приняты эти законы – пандемия привела к тому, что ведение трудовой книжки в электронном виде стало необходимостью. Гадать про заговоры бессмысленно, факты остаются фактами – появились новые правила игры, и приходится по ним играть, хотя пока что, временно, ведение трудовой книжки в электронном виде является добровольным. Для работников, но не для бухгалтеров или предпринимателей, если работнику нужна электронная трудовая книжка – то никуда не деться, придется вести её, а если работников много, то вести придется совершенно точно, со всеми не договориться. Да и новенькие кадры с 2021 года должны будут оформлять свои трудовые отношения только через ЭТК, так что сопротивляться бесполезно. Да и идти против закона не стоит – государство, конечно же, уже предусмотрело штрафы, есть статья 5.27 КоАП РФ (п. 9 ст. 1 Закона № 436-ФЗ), и есть конкретные размеры штрафов для тех, кто не хочет вести трудовую книжку в электронном виде:

  • на должностных лиц и ИП – от 1 до 5 тыс. руб.;
  • на юридических лиц – от 30 до 50 тыс. руб.

2020 года только ускорил все процессы цифровизации, в общем давно пора было – слишком много рутинной бумажной работы, слишком много. Да, можно найти и плюсы и минусы, но когда государство пошло на цифровизацию, тут не поспоришь. Вдогонку к упомянутым законам весной вышло Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 апреля 2020 г. № 590, которое само себе назначило особые полномочия по определению работы со сведениями о трудовой деятельности. Вероятно, это сделано для того, чтобы максимально гибко и быстро реагировать на безумно быстро меняющийся мир. Возможно, этот мир уже уходит в прошлое навсегда, а значит работы по строительству будущего будет очень много.

И, можно не сомневаться, бухгалтера в стороне от этой работы не останутся. Нужно, во-первых, определиться как будет происходить ведение трудовой книжки в электронном виде – а эту возможность должна уже поддерживать каждая бухгалтерская программа, а без профессиональной бухгалтерской программы ведение трудовой книжки в электронном виде и выполнение бухгалтерских задач просто невозможно. В частности, именно от бухгалтерской программы все ждут, что она будет формировать отчет СЗВ-ТД, который работодатель отправляет в ПФР и таким образом передает Пенсионному фонду сведения об изменениях в трудовой деятельности работника и форму СТД-Р со сведениями о периоде работы у конкретного работодателя (она выдается работнику по требованию или при увольнении). Во-вторых, нужно привести в соответствующий порядок ряд документов на предприятии, а это могут быть: книга учета движения трудовых книжек, положение о ведении и хранении трудовых книжек, трудовые и коллективные договоры (ситуация скорее потенциальная, чем реальная, но изменить договоры придется, если у них упоминается порядок ведения трудовых книжек), различные локальные нормативные акты, содержащие сведения о ведении трудовых книжек.

И если второе придется делать вручную, и проверять, и исправлять, то вот ведение трудовой книжки в электронном виде будет всецело зависеть от бухгалтерской программы. Например, ведение трудовой книжки в электронном виде в 1С изначально связано с планом обновлений программы, а соответственно, и пользователи должны иметь подписку на обновление, вероятно придется вызвать программиста 1С, в общем дополнительные расходы на программу 1С гарантированно обеспечены (появление ЭТК – это просто одно из событий, потенциально требующих затрат, а таких событий может быть немало). И совсем по-другому всё устроено в другой профессиональной бухгалтерской программе – сервисе Контур Бухгалтерия, выбирать, конечно, пользователю, какая программа для ведения электронных книжек лучше, ограничимся только общим сравнением. Если в 1С возможны доплаты, расходы, в том числе временные и нервные, уж не говоря о стоимости внедрения и сопровождения, то в Контур Бухгалтерии ценообразование построено совсем по-другому принципу, это наш любимый all inclusive, да, да, в сервис всё включено, все возможности сгруппированы в три тарифа, и все они умеют очень-очень многое, а на примере ЭТК можно увидеть разницу – обновление происходит автоматически и не требует ни-ка-ких затрат, ни финансовых, ни нервных ни временных, ни трудовых. Достаточно будет нажать кнопку, что сформированные программой сведения были отправлены в ПФР прямо из программы. К концу 2020 года, кстати, появилась чудо-акция для ЕНВД, как известно перейти на другую налоговую систему нужно, и это больно, рискованно и затратно, и бизнесу в такое тяжелое время Контур Бухгалтерия протянула руку – приобрести сервис можно со скидкой (реальной!) в 60%!!! Это вам не распродажа 11.11, где липовые скидки и китайский обман, цены, действительно, снижены – ведь если бизнесу не помочь, его просто не станет.