Как вести бухгалтерский учет в кафе

Бухгалтерский учет в кафе имеет очень много различий от других видов деятельности. Тут есть свои нюансы, характерные для каждой экономической сферы. Для бухгалтерского учета в кафе – это калькуляция продукции и дополнительные первичные документы. Хотя сразу стоит оговориться, что эти сложности – для ООО, как быть ИП, открывающему кафе – об это речь пойдёт ниже. ИП не ведут бухучет, государство их освободило от него, в самых-самых редких случаях встречаются ИП на ОСНО с бухучетом, но это очень редкие случаи, в основном бухгалтерский учет в кафе ведут именно ООО, однако учет товаров, блюд, ингредиентов, конечно, идентичен. Сначала нужно разобраться в особенностях бухучета в кафе, а затем, в конце статьи, попробуем разобраться с помощью чего лучше автоматизировать бухучет в кафе.

Бухгалтерский учет в кафе: первичные документы

Чтобы полноценно вести бухгалтерский учет в кафе потребуются специфические унифицированные формы:

  1. Калькуляционная карточка (ОП-1) – это основной документ, отражающий продажную цену блюда. На его основании в дальнейшем будут заполняться все остальные, связанные с реализацией. Карточку заводят на каждое изделие. Расчет в ней производится исходя из стоимости ингредиентов на 100 блюд. Все изменения в стоимости фиксируются именно здесь. Карточка утверждается директором.
  2. План-меню (ОП-2) – представляет собой перечень блюд и необходимых продуктов для их изготовления, который накануне приготовления  составляет шеф-повар для утверждения директором.
  3. Накладная на отпуск товара из кладовой (ОП-4) – по ней отпускаются продукты в производство блюд и по подразделениям (кухня, бар, буфет и т.д.). Составляется в двух экземплярах и оформляется либо по учетным ценам, либо по продажным и учетным ценам, если они разные.
  4. Акт на бой, лом и утрату посуды и приборов (ОП-8) – составляется комиссией в двух экземплярах: один – для бухгалтерии, другой остается у материально ответственного лица.
  5. Акт о реализации и отпуске изделия с кухни (ОП-10) – составляется на основании кассовых документов. Реализованные блюда в документе группируют по видам.
  6. Отчет о движении продуктов и тары на кухне (ОП-14) – учитывает поступление и расход продуктов и тары. Заполняется на основании складских документов, накладных поставщиков, актов реализации.
  7. Заказ-счет (ОП-20) – расчетный документ, в котором отражается наименование блюда и его итоговая стоимость. Эта форма необходима для получения денежных средств от клиента при предварительном заказе банкетов, обслуживания торжеств и других мероприятий.  Документ служит основанием для внесения аванса и окончательного расчета.

Существует еще множество унифицированных форм, которые используются в организациях общепита. Но тут уже все зависит от специфики фирмы. Выше приведены самые распространенные. Помимо этих документов необходима и обыкновенная первичка по учету зарплаты, сырья и материалов, налогов, кассы и банка.

Расходы кафе

Бухгалтерский учет в кафе предполагает расчет розничной стоимости блюд, иными словами калькуляцию.  Для начала необходимо составить технологические карты на каждый пункт из меню вашего кафе. Это документы общепита, содержащие в себе информацию о рецептуре, технологии приготовления, потерях при обработке и калорийности. Можно использовать готовые сборники технологических карт. По ним бухгалтер-калькулятор рассчитывает себестоимость продукции. Цена продажи блюда будет равна себестоимости умноженной на наценку.

Когда кафе закупает продукты у поставщиков, сначала они попадают на склад, а не прямиком под нож повара. Поэтому бухгалтерский учет в кафе должен включать в себя и складской учет. В отличие от торгового или производственного предприятия тут все намного сложнее. Во-первых, из-за частого перемещения сырья. Во-вторых, существует постоянная необходимость проведения инвентаризаций и выявление излишков и недостач. В-третьих, необходимо очень много списывать скоропортящихся продуктов. Что влечет за собой огромный документооборот. Кроме этого, само по себе складское помещение должно соответствовать нормам САНПИНа. Во многом бухгалтерский учет в кафе по материалам соответствует учету в других отраслях.

Отдельная история – это кассовые операции. Бухгалтерский учет в кафе предполагает ведение кассы в соответствии с нормами законодательства, и, разумеется, куда мы денемся от онлайн-касс. Должен быть определен лимит остатка денежных средств на конец рабочего дня, быть оформлена кассовая книга, журналы кассиров-операционистов. Применение ККМ в кафе обязательно. Единственно, на что стоит обратить пристальное внимание в этом вопросе, так это сервис Робочеки, это практически единственная, но при этом очень-очень важная возможность сэкономить на онлайн-кассах, в Робочеки не нужно вкладываться, у вас ноль рублей вложения, и вы не берете в аренду онлайн-кассу как предлагают банки (за космические деньги…). Ваши затраты – это комиссия с оборота. Не больше, не меньше. Есть оборот – есть комиссия, нет оборота – пандемия, там, коронавирус, сезон, переезд, не важно – нет комиссии! Для написания статьи проверяли один лайфхак, как можно ещё сэкономить, оказалось, Робочеки да и сама Робокасса (да, да, именно этот агрегатор создал такой мощный сервис) используют промокод. Мы взяли промокод PVK01 и получили сниженную комиссию до 2,7% на несколько месяцев. При хороших оборотах это дало не менее хорошую экономию (в тысячах рублей), пользуйтесь 😉

Бухгалтерский учет в кафе: основные счета

Предприятия общепита, когда ведут бухгалтерский учет в кафе, в основном используют три счета: 20, 41 и 44. На счете производственных затрат (20) накапливаются издержки. По сути, он формирует себестоимость продукции. «Товары на складах» (41) предназначен для оприходования  продуктов от поставщиков и учета готовых блюд. На 44 счете скапливаются расходы на содержание кафе, по заработной плате персонала, аренде и т.д. Финансовые результаты отражаются 90 счете.

Налогообложение

Бухгалтерский учет в кафе направлен еще и на то, чтобы досконально рассчитать доходы и расходы, которые будут основой налогообложения. При регистрации фирмы,  которая будет оказывать услуги по общественному питанию, можно выбрать любую систему налогообложения: основную, УСН или ЕНВД (но она уже доживает последний год, в 2020 её уже не будет). Но перед выбором стоит тщательно рассмотреть достоинства и недостатки каждого из них. Ведь от этого будет зависеть налоговая нагрузка.  Но при этом важно учесть, что независимо от выбранного режима всегда нужно будет начислять и платить зарплатные налоги.

Для ведения бухгалтерского, налогового учета, расчета зарплаты, налогов и взносов в кафе необходимо использовать учетную бухгалтерскую программу. Новинкой, которую хотят попробовать большинство бухгалтеров, является онлайн-бухгалтерия от компании СКБ Контур – Контур бухгалтерия. Даже если предприятие работает на 1С, то начать работу с онлайн-бухгалтерией очень просто – достаточно сделать выгрузку базы и попробовать как работает настоящая онлайн-бухгалтерия (УСН, ЕНВД, ОСНО), после регистрации по пригласительной ссылке (проверено, ссылка работая, подарки начисляются!) можно полмесяца пользоваться бесплатно всем доступным функционалом, а при переходе на любой тариф получить квартал в подарок. Приятный сюрприз для новых пользователей! Конечно, никуда не делась и 1С, однако если кафе не работало на 1С, и кажется, что лицензия навсегда за смешные деньги с бесплатными обновлениями – это цена автоматизации, то это заблуждение. Нужно знать, что 1С – это конструктор, мощный, но при этом съедающий огромные бюджеты как при внедрении, так и при сопровождении. Очень быстро окажется, что лимиты той самой дешевой лицензии никуда не годятся, настройки по умолчанию вообще не настраиваются, нужен целый проект по внедрению, а как только деньги потрачены на внедрение, окажется, что изменять программу, и даже обновлять смогут только специалисты-программисты (программисты-конфигураторы 1С), и придется постоянно платить. Ценообразование Контур Бухгалтерии принципиально другое, онлайн-сервис имеет несколько тарифов, и в них ВСЁ включено, вообще всё. Никаких доплат. Спланировать свой бюджет легче легкого. При необходимости, можно отказаться, это же онлайн-сервис, по сути не многим отличается от подключения к оператору сотовой связи или интернет-провайдеру. Но по разным причинам, кому-то подходит одно, кому-то другое. Для бухгалтерского учета в кафе важно не просто же бухгалтерскую программу завести, важно автоматизировать всё кафе, а для этого нужна интеграция с учетом товаров (блюд)/ингредиентов/услуг и т.п., да и онлайн-кассы нельзя забывать, так что важно будет ли бухгалтерская программа подгружать данные из других программ. А от этого зависит скорость, будут ли клиенты довольны, оптимальная организация бизнес-процессов и т.д. Более подробно о том, как и с помощью каких современных решений можно это сделать в кафе читайте в нашей специальной статье про учет в кафе.

Понятно, что и время сейчас не простое, и многим бы просто выжить, а некоторые кафе изначально хотели бы работать с минимум затрат, и всю эту автоматизацию хотелось бы свети к минимуме. Такой путь означает поиск самых дешевых решений, сочетание ручного учета и автоматизированного, и, конечно, никакой интеграции и отчетов (от программ). Например, если нужно только сдавать отчетность через интернет, а этого хотят все, так как никуда идти не надо, сидеть, стоять или лежать в коридорах налоговой и ПФР, то можно воспользоваться универсальным сервисом сдачи отчетности Контур Экстерн, либо его очень-очень “облегченным” младшим братом сервисом Контур Отчет ру, через них можно отправлять уже готовые формы отчетности. То есть бухгалтер их формирует в любой программе и загружает в онлайн-сервис, контролирующие органы получают отчетность и присылают подтверждение (в онлайн-сервис, увидеть ответы органов можно в личном кабинете).

Ну и напоследок остался разговор про ИП и ведение учета в кафе. ИП не обязаны вести бухучет! И, естественно, этого делать не нужно, ведь это невероятно сложно, а часто просто невозможно для ИП. То есть обычный для обещпита по-блЮдовый учет вести тоже совершенно необязательно. Важно учитывать расходы и доходы, и на этом основании формировать отчетности и уплачивать налоги плюс взносы. А для этого не нужно вести бухгалтерский учет в кафе и даже нанимать бухгалтера или обращаться к нему! Если вы читаете этот текст, значит вы пользуетесь интернетом, и для вас не составило труда найти эту статью, точно также в 21 веке можно управлять учетом ИП и отчетностью. В России уже почти стандартом для ИП стал онлайн-сервис Контур Эльба (УСН, ЕНВД, патент) – он создан в так любимом всеми интерактивном виде, с видеороликами, всплывающими подсказками, круглосуточной поддержкой по телефону, эл.почте, соц.сетями и т.п., и т.д. Собственно, почти миллион пользователей уже показатель, ибо это удобно, доступно по стоимости и позволяет разгрузить голову и время! Чтобы познакомиться и попробовать Контур Эльбу, разработчики этого сервиса (компания СКБ Контур) предоставляют после регистрации по пригласительной ссылке целый месяц  бесплатного и полноценного использования (это не демо-версия!), квартал в подарок дарится при переходе на любой тариф, а для новых ИП (для ЕГРИП и для Эльбы) – целый год работы!