Учет в кафе

Разбираемся как правильно организовать учет в кафе

С чего начинается бизнес? С идеи. Идея описывается в бизнес-плане (уставе — если это проект). А бизнес-план потом реализуется и описывается в учете. Именно на этой стадии, задумки и реализации и кроется наибольшее количество рисков, если учет правильно не организован, то выручка будет, а вот прибыли может и не быть, во всяком случае ожидаемой. Но чтобы получить результат, нужно разобраться с причиной, а причина — это учет в кафе. Это как домашний бюджет, если не вести учет хоть в какой-то форме, то деньги будут уходить непонятно куда и в любых количествах, и хорошо, если они не будут заканчиваться, а если постоянно заканчиваются? Вот и с кафе, рестораном точно также, важно достичь результата. Посредством грамотного учета в кафе.

Учет для ресторана кафе — это автоматизация, прежде всего, на втором месте может быть отладка бизнес-процессов и т.д., но без автоматизации сегодня никак. Даже для ретро-подхода к организации бизнеса уже не остается места, государство заставляет использовать онлайн-кассы, практически всё сделано, чтобы ЕНВД исчезло, а значит в кафе учет УСН 100% придется вести всем. А если есть онлайн-касса, то нужно кассовое ПО, ПО для автоматизации торговли — учета склада, скидок, клиентов, ингредиентов, производства, доставки, списания и т.д., и т.п. Одно тянется за другим, на самом деле. Однако учет в кафе можно вполне попробовать ограничить минимальным набором ПО, но тут мы сталкиваемся с упорным маркетингом производителей ПО — они в большинстве случаев предлагают мощные решения, где есть всё или почти всё. Соответственно, программа для учета в кафе включать в себя будет по-максимуму, остается только разобраться насколько подходит программа для учета в кафе или ресторана к конкретному бизнесу. Попробуем разобраться, и узнать, что есть! Не в смысле что есть на завтрак, а что существует из ПО для учета в кафе)

Автоматизация учета в кафе

Программы учета для кафе и ресторанов представлены на российском рынке в изобилии, каких только названий нет! И все что-то обещают, что-то умеют. Однако хочется предостеречь — большая часть, это программы учета для кафе и ресторанов в виде инсталляционного софта, то есть придется покупать лицензию, как правильно задешево, но не спешите радоваться. За покупкой лицензии будет стоять правильная установка (нарушения оборачиваются статьями УК, как бы парадоксально не звучало), а за это придется заплатить скорее всего, далее начнется процесс внедрения, а это не быстро и не дешево, затем каждый чих вам придется оплачивать, вызывая программиста, в общем и целом, если вы не знаете что это за путь, много раз подумайте, и много поизучайте его. Учет в кафе на таком пути будет иметь максимальное количество рисков.

А что же с остальной частю программ для кафе? А они является онлайн-сервисами, то есть программами учета, работающими онлайн, и вот тут-то заложено на порядок больше возможностей, практически идеально прозрачное ценообразование и минимальные риски. С чем может столкнуться учет в кафе в таких случаях? Онлайн-сервис может не подойти, но вы ничего не потеряете. Причина очень проста, вы не инвестируете в онлайн-сервисы ни рубля, практически всегда можно попробовать бесплатно, причём попробовать поработать — прелелсть онлайн-сервисов заключается в том, что они уже настроены под бизнес, разработчиков нанимать не нужно, допиливать ничего не нужно. Важно чтобы функционал подходил, чуть меньше его может быть, это решают разные тарифы, то есть можно брать и платить только за то, что нужно. Если по каким-то причинам онлайн-сервис перестал устраивать, то с него можно уйти, вы ничего не теряете, вы не вкладывались в сервера, лицензии, внедрение. Единственно, на что стоит обратить внимание — это возможность вести учет в кафе независимо, жизнь не стоит на месте, и если вы захотите поменять сервис, то важно выгрузить из него все данные, также выгрузка (экспорт) данных важна при работе с несколькими программами /онлайн-сервисами одновременно. Опыт работы на рынке, и популярность среди предпринимателей, бухгалтеров является не просто каким-то чьм-то частным мнением, это опыт десятков тысяч предприятий, кажется, что рассматривать решения с меньшим опытом и охватом не стоит. Если кому-то интересно, то на ранее популярных, но всё ещё «живых» каталогах ПО типа «Софтодром» можно найти заброшенные авторами программы. Собственно, риски понятны с такими решениями. Вот исходя из анализа перечисленных критериев и будет построен наш обзор самых современных и популярных онлайн-сервисов в России для кафе и ресторанов

Учет продуктов в кафе

учет в кафеА что нужно учитывать в первую очередь? Считать и учитывать-то? Товары! То есть сердцем автоматизации кафе будет товароучетная программа. Учет в кафе стоит попробовать организовать с онлайн-сервисом Мой Склад, к этому сервису подключено более 1 млн предприятий в России, также он является чуть ли не самым первым онлайн-сервисом для бизнеса в России, все прочие решения, которые сегодня будут упомянуты, хоть и не менее крутые, но всё же появились позже. Мой склад позиционируется как программа для розницы, производства, стритфуда, кафе и ресторана, в Моем складе есть CRM (скидки, карты, акции — фантазия может летать сколько хочет), в комплекте идёт кассовое ПО, без доплаты (а мы помним, что без онлайн-касс в России никуда) — кассовое оборудование можно легко подключать, включая сканеры штрихкода, смартфоны и т.д., то есть можно работать с весовым товаром (а куда в кафе без этого), имеются технологические карты блюд, есть приложения на смартфон, интеграция с популярными CMS — можно вмиг настроить работу с интернет-магазином, есть та самая выгрузка данных для подготовки налоговой отчетности (100 очков Гриффиндору) и т.д.

Зарегистрироваться

Есть всевозможная аналитика, директор/собственник сможет видеть и анализировать все процессы, все участки, причем даже если «точек» несколько. Описывать можно долго, но как уже отмечалось проще попробовать — регистрация онлайн.

Ну не то, чтобы Ахиллесова пята, но у любой товароучетной программы такого высокого уровня есть место, куда они не стремятся попасть, это отчетность. То есть одним программным решением не обойтись. Что тут делать? Если есть возможнось подготовить файлы отчетности, налоговой, бухгалтерской, то их можно задешево (от 1500 руб за год!) послать онлайн — для этого есть сервис контур отчет. Это один из трёх сервисов, которые попала в данный обзор от одного и того же производителя — компании СКБ Контур. Но далеко не каждый предприниматель знает как сформировать отчетность, бухгалтерскую, налоговую, поэтому данный путь скорее всего будет совсем не для всех. А вот для всех будет выбор онлайн-сервиса для формирования и отправки отчетности. Да, уже пришло время упомянуть, что учет в кафе — это по сути бухгалтерская работа, но выполнить её при определенных условиях может и сам предприниматель, а в каких-то случаях, конечно, бухгалтер. Но инструменты из настоящего обзора подойдут хоть кому.

Если кафе на УСН, ЕНВД или ОСНО, то для формирования отчетности и отправки онлайн, а также проверки онлайн, получения ответов онлайн, справочно-правовой системы, расчета зарплаты сотрудникам, расчета налогов и взносов, создания разноплановых договоров и т.д. стоит познакомиться с онлайн-сервисом Контур Бухгалтерия. К слову в ней также можно вести товары, и услуги, но для учета в кафе, скорее всего, функционал в этой части будет малопригоден, но зато весь прочий будет очень даже к месту. Этот онлайн-сервис заслуживает, конечно, обзора в отдельной статье, но ограничимся лишь его упоминанием. Его популярность в России также велика, это сотни тысяч предприятий.

 

Регистрация (30 дней бесплатно)

 

Нельзя не отметить и то, что Контур Бухгалтерия позволяет делать бэкап, можно как оставить в техподдержку заявку, так и самостоятельно вызгрузить Excel-файл с начальными остатками и всеми проводками, что позволит восстановить учет в любой другой системе, в том числе в 1С. Также онлайн-сервис имеет возможность выгружать в Excel все регистры бухгалтерского учета.

Тоже умеет «всё» другой онлайн-сервис, Контур Эльба . Однако возможностей экспорта и импорта в нём практически нет, поэтому бизнес либо полностью сидит на Эльбе, либо использует её с чем-то ещё параллельно. А количество зарегистрированных пользователей Эльбы уверенно перевалило за миллион. Да, это не идеально, приходится какую-то работу дублировать, но кому-то это не критично, и такой вариант является оптимальным. Контур Эльба, действительно, огромна, умеет всё, но учет в кафе в части работы с продуктами организовать будет не просто. Во-первых, потребности должны будут соответствовать, во-вторых, интеграция с кассовым ПО сделана только для нескольких производителей, то есть потенциальный комфорт нужно изучать. Что, собственно, без проблем можно сделать — Эльба даёт на полноценную работу целый месяц бесплатно, а после подключения к любому платному тарифу, ещё и квартал в подарок дарит для нового пользователя. С одной стороны, приятная щедрость, с другой — ну а как иначе? Не попробуешь, не узнаешь. Зато вариант с онлайн-сервисами безрисковых по сравнению с инсталляционным программным обеспечением, можно просчитать затраты заранее полностью и они будут в разы меньше. Так что хоть и это всё и новое, и необычное, но онлайн-сервисы для учета в кафе уверенно набирают популярность!

Добавить комментарий

 

— required *

— required *

kontur